Hola como están. Hoy daremos algunos consejos prácticos para la administración de nuestros pequeños negocios.
A veces no tenemos bien en claro cual es la forma más comoda y rápida, de tener una contabilidad de nuestra organización, sin tener que recurrir a un servicio profesional ó contratar algún tercero para que nos organice la situación.
Pues bien, comenzaremos con los primeros pasos para luego poder desgranar la situación e ir a situaciones más complejas.
Podemos hacer una enumeración rápida de los elementos (físicos) mínimos necesarios para poder llevar nuestra administración. Estos son un cuaderno de hojas grandes, lapiz ó lapicera (como te sientas más a gusto para escribir) y una calculadora.
Pues bien, ahora a comenzar la tarea; debemos pensar los distintos gastos que debemos afrontar en nuestra actividad; por ejemplo: en una tienda ó despensa, tendremos seguramente estos gastos: luz, agua, gas, telefono, alquiler, gastos en imprenta (volantes, facturas y otros), publicidad, tasas, impuestos, honorarios de contador, gastos de embalajes (bolsas, papel y todo lo necesario para entregar la mercadería a nuestros clientes), seguramente que habrá muchos más gastos que los enunciados aquí. Por supuesto, que consideraremos que tendremos una columna para la mercadería de reventa, aquella que necesariamente debemos ofrecer a nuestros clientes y que hacen a nuestro negocio. Y otra columna especial para las ventas -pero aquí agruparemos al final del día el total de las mismas-.
Seguramente que la totalidad de gastos supera a la posibilidad de columnas que pueda dibujar. Lo primero que se me ocurre es agruparlos, es ver los conceptos: qué representan, por ejemplo: luz, gas, agua y telefono; los podemos enunciar como servicios publicos. gastos de imprenta, publicidad y alguno otro asimilable lo podríamos llamar gastos de promoción. Entonces tasas, impuestos agruparlos como impuestos varios. Toda la mercadería de reventa como Compras. Y una especial para las Ventas. Así con cada grupo de gastos. Supongamos que logramos agrupar en 8 a 10 columnas todas nuestras erogaciones e ingresos.
Una vez que tenemos el listado de los mismos, tomamos el cuaderno y realizamos el rayado en la cantidad de columnas que podamos y que ocuparan todo el ancho ó el largo de la hoja; por ejemplo las columnas podrían llamarse de la siguiente forma, la primera fecha, la segunda concepto, la tercera proveedor y luego una columna para cada grupo de gastos, servicios públicos, gastos de promoción, etcetera; que hemos pensado con anterioridad.
Ahora nos queda hacer el trabajo diario.
Todos los días al recibir cada una de estas facturas, las anotamos y la colocamos en la columna que previamente clasificamos. De esta manera tendremos mensualmente los gastos que estamos realizando; como así también el total de ventas realizadas -un consejo, agrupe diariamente el total de ventas en un sólo renglon- . Mensualmente sumamos estas columnas. Y empezamos a compararla mes a mes. Lo primero que descubriremos son los montos involucrados, cuánto compro ó vendo. Ahí ocurre nuestra primera sorpresa. Encontramos como van creciendo más de lo razonable ó cual podemos ajustar para optimizar el gasto. Aquí también tenemos la mercadería que compramos y nos dará la información de que si estamos aumentando la columna significa que también están aumentando nuestras ventas (deberiamos ver que se mantenga ese correlato -mayores compras, mayores ventas-). Luego con el correr de su uso, seguramente le encontraras otras aplicaciones a la información recogida para ver la tendencia de tu actividad.
Esto lleva muy pocos minutos diarios y solamente debemos ponernos en ACCION para comenzar a desarrollar nuestra contabilidad elemental. Hasta la próxima.
Jorge Luis Paulucci
Contador Público
