La Información Contable.

Concepto General:

Dentro de toda empresa, se generan diariamente por el accionar de su actividad, una serie de circunstancias que afectan su composición patrimonial que deben ser cuantificadas.

Todas las operaciones que generen datos dignos de ser cuantificados y que impliquen una alteración en el patrimonio; deben tenerse en cuenta.

Para ser ello posible, hay que clasificar las operaciones cuantificables. Elaborar un producto final que puede ser fácilmente entendido por los usuarios internos y externos de la empresa.

La contabilidad, como receptora y generadora de información; puede ser entendida como un subsistema, que forma parte del gran sistema que es la empresa, en su conjunto.

¿ Qué es un sistema de información contable y para qué sirve ?

Los sistemas de información contable son herramientas que se encargan de la recopilación, registra, almacenamiento y procesamiento de los datos financieros y contables de una empresa.

Entre los datos que normalmente se emplean, tenemos:

• Ingresos.
• Gastos.
• Información del cliente.
• Información de artículos de compra.
• Información fiscal.
• Órdenes de ventas.
• Informes y análisis.
• Requisiciones de compras.
• Facturas.
• Entre otras tantas.

Ya hemos hablado de la importancia de la contabilidad en nuestro artículo: “Contabilidad para Emprendedores: El Arte de Transformar Números en Éxito Empresarial”.

Y ahora vamos a hablar del ¿ para qué sirve ?.

1. Registro Preciso:

– Un sistema contable permite el registro preciso y detallado de todas las transacciones financieras de la empresa, lo que facilita un seguimiento adecuado de las operaciones.

2. Generación de Informes:

– Proporciona información clave para la toma de decisiones estratégicas. Los informes contables ayudan a los líderes empresariales a comprender la situación financiera y a planificar el futuro.

3. Cumplimiento Legal:

– Ayuda a cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Un sistema contable adecuado garantiza que la empresa cumpla con los requisitos normativos y presente informes precisos a las autoridades fiscales.

4. Evaluación del Rendimiento:

– Permite evaluar el rendimiento financiero de la empresa a lo largo del tiempo. Los informes financieros comparativos ayudan a identificar tendencias y áreas de mejora.

5. Control de Gastos:

– Facilita el control de los gastos y la gestión eficiente de los recursos. Al mantener un registro detallado de los costos, se pueden identificar oportunidades para reducir gastos innecesarios.

6. Transparencia y Confianza:

– Contribuye a la transparencia en la gestión financiera, generando confianza entre los accionistas, socios, inversores y otras partes interesadas en la empresa.

7. Planificación Financiera:

– Facilita la planificación financiera a corto y largo plazo. Los informes contables proporcionan datos esenciales para elaborar presupuestos y establecer metas financieras realistas.

Un sistema contable bien implementado es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa.

Funcionalidades que debe cumplir un sistema de información contable

Los sistemas de información contable debe contar con distintas funciones que ayudan dentro del registro, contención y procesamiento de los datos. De esta forma, logran potenciar a las empresas.

Entre las funciones que destacan de este Sistema, tenemos:

1.- Registro de Transacciones:

– Función: Registrar de manera sistemática y detallada todas las transacciones financieras de la empresa.

– Ejemplo: Registrar la compra de suministros para la oficina.

2.- Clasificación y Categorización:

– Función: Clasificar las transacciones en categorías específicas para facilitar el análisis y la presentación de informes.

– Ejemplo: Clasificar las ventas por categorías de productos o servicios.

3.- Generación de Informes Financieros:

– Función: Crear informes financieros que reflejen la situación económica y financiera de la empresa.

– Ejemplo: Elaborar un estado de resultados para mostrar los ingresos y gastos.

4.- Control y Monitoreo:

– Función: Proporcionar herramientas para el control y monitoreo continuo de las actividades financieras.

– Ejemplo: Revisar regularmente el flujo de efectivo para asegurar la liquidez.

5.- Cumplimiento Normativo:

– Función: Garantizar que la empresa cumpla con las regulaciones y normativas contables y fiscales.

– Ejemplo: Preparar declaraciones de impuestos de acuerdo con la legislación vigente.

6.- Facilitar Auditorías:

– Función: Proporcionar la información necesaria para auditorías internas y externas.

– Ejemplo: Preparar documentos y registros para una auditoría financiera.

7.- Apoyo a la Toma de Decisiones:

– Función: Suministrar datos financieros relevantes para respaldar la toma de decisiones estratégicas.

– Ejemplo: Evaluar informes financieros para decidir sobre la expansión de la empresa.

Estas funciones son esenciales para el buen funcionamiento del sistema contable y contribuyen al éxito y la eficiencia de la gestión financiera empresarial.

Clasificación en Grupos de las cuentas contables.

Activo

Son los bienes económicos y derechos de cobro que posee una empresa.

Pasivo

Se trata de las deudas de un negocio.

Patrimonio neto

Se trata del resultado diferencial entre el activo y el pasivo. Está compuesto por el capital, las reservas estatutarias y más.

Ingresos

Como su nombre lo dice, se tratan de las ganancias de una empresa.

Un ejemplo puede ser cuando se cobra una venta.

Egresos

Son los resultados negativos o registros de la pérdida de dinero de la empresa. Por ejemplo: el pago del servicio de Luz.

Clasificación de cuentas contables según la naturaleza de las cuentas

Este modelo de cuentas contables sirve para registrar las operaciones dependiendo del tipo de cuenta. De esta forma, según la naturaleza de la cuenta, el valor aumentará en un lado y disminuirá en el otro, por el sistema de partida doble:

De aquí nace lo que se denomina Plan de Cuentas: Un ejemplo podría ser el siguiente:

Ejemplo Práctico:

Supongamos que tienes un pequeño negocio de venta de productos. Cuando vendes un producto por $100 en efectivo, el registro de transacciones sería el siguiente:

1. Debitar la Cuenta de Efectivo:

– Concepto: Representa la recepción de dinero en efectivo.

– Registro: Se debita la cuenta de efectivo en $100.

2. Acreditar la Cuenta de Ingresos por Ventas:

– Concepto: Representa los ingresos generados por la venta.

– Registro: Se acredita la cuenta de ingresos por ventas en $100.

Si esta operación la llevamos a un ejemplo en el Libro Diario, donde se formalizan las operaciones quedaría de la siguiente forma:

Fecha	Concepto	Debe	Haber
10/03/2024	Por la venta de artículos
	Efectivo	100
	A Ingresos por Ventas		100

Esta seria la manera manual de realizar la contabilización de esta operación, pero ya hoy en día se utilizan sistemas informáticos que procesan la información de una manera mucho más rápida y precisa. En la próxima daremos consejos a los efectos de conseguir sistemas informáticos para llevar nuestra contabilidad.

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